Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen on kunnallisen päätöksenteon vakiomuotoinen avausvaihe. Kokouksen menettelystä säädetään kuntalaissa (410/2015), ja tarkemmat säännöt annetaan kunnan hallintosäännössä. Laillisuus tarkoittaa lähinnä sitä, että kokous on kutsuttu koolle oikein. Lain mukaan kokouskutsu on lähetettävä vähintään neljä päivää ennen valtuuston kokousta. Hallintosäännössä voidaan määrätä pidemmästä ajasta. Kokouksesta tiedotetaan myös kunnan verkkosivuilla, ja kutsussa ilmoitetaan kokouksen aika, paikka ja käsiteltävät asiat.

Päätösvaltaisuus tarkoittaa sitä, että paikalla on riittävästi jäseniä. Kuntalain 103 §:n mukaan valtuusto on päätösvaltainen, kun vähintään kaksi kolmasosaa valtuutetuista on läsnä. Muissa toimielimissä riittää, että yli puolet jäsenistä on paikalla. Jos valtuutettu on estynyt, kokoukseen kutsutaan varavaltuutettu. Jäsen ilmoittaa esteellisyytensä kokouksen järjestäytymisessä ja ennen asian käsittelyä.

Kokous voidaan pitää myös sähköisesti tai hybridinä. Kuntalain 99 §:n mukaan tämä edellyttää, että puheenjohtaja ja sihteeri voivat luotettavasti todentaa osallistujat ja että osallistujat voivat seurata kokousta ja osallistua käsittelyyn.

Toteaminen on tärkeä, koska puutteellisesti koolle kutsutun tai päätösvaltaisuudeltaan puutteellisen kokouksen päätökset voivat olla lainvastaisia. Tällaisia päätöksiä voi myös valittaa. Käytännössä puheenjohtaja toteaa asian nimenhuudon jälkeen, ja se kirjataan pöytäkirjaan.